2020-2023 Ulusal Akıllı Şehirler Stratejisi ve Eylem Planı izleme, ölçme ve değerlendirme faaliyetlerinin, Eylem Planı için oluşturulacak gerçekleştirme planına uygun olacak şekilde ve 6 aylık izleme dönemleri bazında gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. İzleme dönemleri içerisinde gerçekleştirilecek faaliyetler 3 ana başlıkta toplanmaktadır:
İzleme döneminin başlaması ile izleme dönemi faaliyetlerine yönelik yürütülecek işlem adımları aşağıda yer almaktadır:
-SEPİDS Aracılığıyla Veri Girişi:
-Proje/Faaliyet Girişi: Eylemler için gerçekleştirilen proje/faaliyetleri planlamak ve izlemek amacıyla ad, açıklama ve tür bilgileri girilecektir.
-Proje/Faaliyet Gelişim Durumları Veri Girişi: Eylemlerin ilerleme durumlarının takip edilebilmesi amacıyla gelişim durumlarına yönelik yüzdeler girilecektir.
-Performans Göstergeleri Hedef ve Gerçekleşme Veri Girişi: Eylemler için belirlenen performans göstergeleri, eylem başlangıç ve bitiş tarihlerine bağlı olarak ilgili izleme dönemlerine atanmaktadır. İzleme dönemlerinde, hedeflenen değerleri atanan performans göstergelerine ait gerçekleşen değerler Veri Giriş Yetkilisi rolü tarafından girilecektir.
-Başarı Kriterleri Hedef ve Gerçekleşme Veri Girişi: Eylem Planı için belirlenen başarı kriterleri ilgili izleme dönemlerine atanmaktadır. İzleme dönemlerinde, Kurum Yetkilisi rolü tarafından hedeflenen değerleri atanan başarı kriterlerine ait gerçekleşen değerler girilecektir.
-Risk/Sorun Veri Girişi: Kurum Yetkilisi ve Veri Giriş Yetkilisi tarafından eylemlere yönelik risk/sorun bilgisi girilecektir.
Doğrulama ve Ölçümleme:
-Veri Girişleri Üzerinden Yapılan Kontrol ve Doğrulama Faaliyetleri: İzleme döneminde yapılan çalışmalar için kurum/kuruluşlarla birlikte, Veri Giriş Yetkilisi rolü tarafından girişi yapılan veri üzerinden dönemsel bilgi doğrulaması yapılacaktır.
-SEPİDS Aracılığıyla Ölçümlemeler: Eylem Planı Başarı Kriteri Durumu, Performans Göstergesi Başarı Durumu, Eylem Performansı ve Üçlü Seviye Performansı, Eylem Gelişim Durumları (EGD) ölçülecektir.
-Ölçüm Sonuçlarının Analizi: Doğrulanmış veri girişleri ile SEPİDS üzerinde yapılan ölçüm sonuçları analiz edilerek değerlendirilecektir
Dönemsel İzleme Değerlendirme: Her izleme dönemi sonunda Kurum Yetkilisi rolü tarafından, sorumlu ve ilgili kurum/kuruluşların katılımıyla düzenlenecek Dönemsel İzleme Değerlendirme toplantısında, SEPİDS ile takip edilen veri girişleri üzerinden yapılan ölçümleme sonuçlarından yararlanılarak genel bir değerlendirme yapılacaktır:
-Dönemsel İzleme Değerlendirme Toplantısı Hazırlık Çalışması: Dönemsel İzleme Değerlendirme Toplantısı öncesinde gerekli olan hazırlık çalışmaları (toplantı takviminin belirlenmesi, katılımcıların belirlenmesi gibi) yapılacaktır. Toplantı bilgileri SEPİDS üzerinden etkinlik oluşturularak toplantı katılımcılarına bildirilecektir.
-Dönemsel İzleme Değerlendirme Raporu’nun Hazırlanması: Ölçüm sonuçları analizini içeren Dönemsel İzleme Değerlendirme Raporu hazırlanarak, sorumlu ve ilgili kurum/kuruluşlarla paylaşılacaktır.
-Dönemsel İzleme Değerlendirme Toplantısı’nın Gerçekleştirilmesi: Sorumlu ve ilgili kurum/kuruluşların katılımıyla düzenlenecek Dönemsel İzleme Değerlendirme Toplantısı’nda rapor üzerinden izleme dönemine ait genel bir değerlendirme yapılacaktır. Bu değerlendirme kapsamında Eylem Planı’yla ilgili öngörülen değişiklikler tespit edilecektir. Ayrıca yeni izleme dönemine ait hedeflenen değerler gözden geçirilerek gerekli güncellemeler belirlenecektir. Bu toplantılarda örnek Akıllı Şehir uygulamalarının paylaşıldığı ortamlar sağlanabilir.
-İzleme Dönemi Sonuçlarının Paylaşılması: Dönemsel İzleme Değerlendirme Toplantısı sonrasında Dönemsel İzleme Değerlendirme Raporu; tamamlanan izleme dönemi için kurum/kuruluşların değerlendirilmesi, eylemlerle ilgili son durumun ve varsa sorunlu durumların paylaşılması, uygulama safhasının planlanana uygun hızda, amaca yönelik ve etkin biçimde sürdürülmesine yönelik görüş ve öneriler ile birlikte Eylem Planı genelinde her seviyede oluşabilecek revizyon ihtiyaçları doğrultusunda güncellenerek yayınlanacaktır. İlgili izleme dönemine ait genel bilgilerin düzenli ve şeffaf bir şekilde ilgili paydaşlarla Akıllı Şehirler Bilgi Paylaşım Portali üzerinden paylaşımı sağlanacak ve izleme dönemi kapatılacaktır.